Un sistema affidabile ed efficiente per l’elaborazione di ordini dei clienti è fondamentale per il successo aziendale. Senza di essa, le operazioni anche più semplici, risultano difficili da ultimare, consumando un sacco di tempo, denaro e risorse in più. Questa eventualità può essere evitata solo attraverso lo sviluppo di una vera e propria guida di elaborazione degli ordini. E’ importante individuare in ogni azienda una procedura che vi aiuterà a gestire la vostra azienda senza intoppi, rendendo felici voi e i vostri clienti. Ecco alcune cose pratiche da tenere a mente.

  • Utilizzare un modulo d’ordine standard
    Utilizzare un solo form eviterà qualsiasi confusione sia internamente che esternamente. Non importa se un rappresentante del servizio clienti prende l’ordine al telefono, o un client riempie direttamente un modulo sul tuo sito, deve essere utilizzato un modulo standard. In questo modo, chi compila il modulo sa quali informazioni sono necessarie, e fa in modo che tutte le informazioni utili siano raccolte. Alcuni dettagli dell’ordine possono variare a seconda della voce.
  • Non accettare moduli d’ordine incomplete.
    Se tutte le informazioni necessarie non sono state raccolte, ci saranno ritardi nella lavorazione perché vi è la necessità di verificare che cosa è richiesto nell’ordine. Ciò causerà ritardi e il reparto dovrà sprecare un sacco di tempo per recuperare queste informazioni. Per evitare di dover recuperare in fretta e furia queste informazioni, il sistema dovrebbe essere in grado di consentire di verificare che il modulo d’ordine venga restituito e completato prima di essere processato.
  • Confermare l’ordine con il cliente.
    Confermare l’ordine significa che si sta riconoscendo che sono stati ricevuti i moduli d’ordine, e che questi stanno per essere elaborati. È possibile inviare una e-mail al cliente che include i dettagli dell’ordine, le informazioni di contatto, e qualsiasi altra informazione, se pertinente.
  • Far circolare il modulo d’ordine compilato internamente.
    Questo è il momento di distribuire il modulo d’ordine online a tutti i dipartimenti e agli individui che si occupano di raccogliere gli ordini online, come ad esempio il team finanziario, il backoffice, i produttori, e tutti gli altri, a seconda della natura del business aziendale. È importante comunicare con tutti gli interessati quali sono le date di evasione degli ordini, in modo che sappiano cosa aspettarsi, per adottare un metodo che utile per rimanere entro i limiti di tempo assegnati.
  • Chiedere un feedback ai clienti
    Dopo che avrete ricevuto l’ordine, il cliente deve poter prendersi il tempo necessario per ottenere un feedback. Molte aziende saltano questo passaggio, ma è un modo molto utile di conoscere il ritorno di soddisfazione dei vostri clienti. Chiaramente questo sistema deve essere migliorato integrandolo con un sistema di elaborazione degli ordini del vostro contact center. Se un cliente non è felice del vostro servizio, allora questo vuol dire che è ancora più prezioso il suo feedback.

Ricordatevi che avere un contact center affidabile, è un aspetto fondamentale per avere un business leader nel vostro settore di appartenenza. Avere diversi canali di comunicazione dove i clienti possono confrontarsi liberamente con voi e affrontare in modo costruttivo ciò che non va, il vostro contact center sarà un luogo quasi paradisiaco.


Siete alla ricerca di un partner per far crescere il vostro business? Rivolgetevi a noi. Contattateci o utilizzate la live chat: trovate tutte le indicazioni nel nostra sezione Informazioni Utili.